У меня были те же трудности, когда команда выросла, а старые методы учета стали тормозить. Обратился в артбайт внедрение битрикс24 — они под ключ внедрили CRM на Битрикс24, помогли с воронками, автоматизацией задач и подключением телефонии. Результат заметен уже через пару недель, все управляется из одного окна, ничего не теряется и вся аналитика под рукой. Очень рекомендую, ребята гибко подстраиваются под специфику бизнеса.